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痛點問題解答(dá)

▍問：檔案數字化(huà)較傳統檔案管理(lǐ)的優勢有哪些(xiē)？

提高經濟效益

過去一(yī)直使用粗放(fàng)型模式即以增加辦公人(rén)員(yuán)和辦公費用為(wèi)解決這(zhè)一(yī)難題的唯一(yī)手段，緻使管理(lǐ)成本大幅上(shàng)漲。而數字化(huà)管理(lǐ)檔案使傳統的以紙質為(wèi)載體(tǐ)的檔案信息對象轉為(wèi)機讀檔案，不僅節約了(le)保管費用，節省了(le)占地空間(jiān)，而且查閱起來(lái)極為(wèi)方便迅速，從而避免了(le)反複印制資料而造成的紙張和人(rén)員(yuán)的浪費。

提高辦公效率

數字化(huà)檔案管理(lǐ)使資料能(néng)及時(shí)歸檔，并盡快(kuài)提供利用。以組織部門為(wèi)例，幹部的任用、幹部的提拔都需要詳細準确的檔案信息。然而檔案數字化(huà)管理(lǐ)變可提供詳細、即時(shí)的數據信息，為(wèi)領導決策提供服務(wù)。與此同時(shí)，數字化(huà)檔案管理(lǐ)使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人(rén)員(yuán)做到足不出戶便可知曉天下(xià)大事(shì)。由于信息的超時(shí)空流動，數字化(huà)檔案事(shì)實上(shàng)成為(wèi)“無牆界檔案”，檔案庫也(yě)從文件實體(tǐ)的保管基本變成了(le)提供利用方便的信息控制中心。

增強檔案原件保護

将紙制檔案轉變為(wèi)數字化(huà)電子(zǐ)檔案後，檔案的使用更加安全。尤其對曆史久遠(yuǎn)的檔案材料，數字化(huà)處理(lǐ)後無疑是對其更好(hǎo)(hǎo)的保護，另外，通過檔案的數字化(huà)處理(lǐ)後，防止了(le)部分(fēn)檔案篡改的行為(wèi)。